Jaarlijks boek je de vakantie-uren bij waarop een medewerker recht heeft. Gaat de medewerker op vakantie, dan boek je die uren af. Het lijkt eenvoudig, maar toch zijn er behoorlijk wat regels waar je als werkgever rekening mee moet houden.
Een werkgever moet allereerst registreren hoeveel vakantie-uren een medewerker opneemt. Volgens de cao Bakkersbedrijf ben je verplicht medewerkers twee keer per jaar een overzicht te geven van de opgenomen vakantie-uren. Dat mag ook met software of een online portaal. De medewerker ondertekent dit overzicht. Op de pagina vakantieverlof downloaden NBOV-leden een vakantiekaart voor hun registratie.
Door het saldo bij te houden, voorkom je discussie. Als werkgever heb je de bewijslast, want je hebt ook de registratieplicht. Kan je geen overzicht verstrekken? Dan wordt uitgegaan van het saldo dat de medewerker aangeeft.
Een medewerker bouwt op jaarbasis wettelijke vakantiedagen (op grond van de wet) en bovenwettelijke vakantiedagen (op grond van de cao) op. De wettelijke vakantiedagen zijn vier keer het gemiddelde aantal uren per week (vier weken). Op grond van de cao Bakkersbedrijf heeft een medewerker daarbovenop recht op één keer het gemiddelde aantal uren per week aan bovenwettelijke vakantiedagen (één week).
Een medewerker heeft dus per jaar recht op vijf keer zijn gemiddelde aantal uren per week aan vakantiedagen (vijf weken). De medewerker vraagt schriftelijk bij jou vakantie aan. Je stelt de aangevraagde vakantie vast, tenzij er gewichtige redenen zijn om de aanvraag af te wijzen. Je meldt deze redenen schriftelijk binnen twee weken na de aanvraag. Doe je dat niet, dan is de vakantie volgens de wensen van de medewerker vastgesteld. Wil de medewerker langer dan drie weken aaneengesloten afwezig zijn? Dan moet de aanvraag minimaal drie maanden van tevoren bij je binnen zijn.
Tijdens ziekte bouwt een medewerker wettelijke vakantiedagen op. Bovenwettelijke vakantiedagen worden alleen over de laatste zes maanden van de ziekte opgebouwd. Voorbeelden hiervan zijn:
Tijdens ziekte kan een medewerker vakantiedagen opnemen, tenzij daarvoor medische beperkingen zijn. De medewerker vraagt de vakantie op de gebruikelijke manier aan bij de werkgever. De werkgever en medewerker spreken samen af of de vakantie doorgaat en of de benodigde vakantiedagen worden afgeschreven van het vakantiesaldo. Ze leggen dit schriftelijk vast, waarmee meteen toestemming gegeven wordt voor de vakantie. Dit houdt ook in dat de medewerker tijdens de vakantie vrijgesteld is van re-integratieverplichtingen.
Als een arbeidsgeschikte medewerker zich tijdens de vakantie ziek meldt, moeten de ziektedagen juist weer bij het vakantiesaldo worden opgeteld. Vraag bij een buitenlandse vakantie om een doktersverklaring van een arts in het buitenland.
Als de werkgever de aangevraagde vakantie heeft goedgekeurd, staat de afspraak vast. De werkgever kan de vastgestelde vakantie intrekken als hiervoor gewichtige redenen zijn. Hij moet dan de schade vergoeden die de medewerker daardoor heeft. De medewerker heeft geen wettelijk recht om een vastgestelde vakantie eenzijdig in te trekken. Het staat de werkgever natuurlijk vrij om zo’n verzoek van de medewerker wel te accepteren. Een goed werkgever wijst een verzoek alleen af met een goede reden. Bijvoorbeeld omdat hij al vervanging heeft geregeld of omdat er onvoldoende werk is.
Opgebouwde bovenwettelijke vakantiedagen (één week per jaar) verjaren vijf jaar na afloop van het kalenderjaar waarin ze zijn ontstaan. Opgebouwde wettelijke vakantiedagen (vier weken per jaar) vervallen een half jaar na het kalenderjaar waarin ze zijn ontstaan. Alleen wanneer een medewerker door toedoen van de werkgever de vakantiedagen niet heeft kunnen opnemen, kan sprake zijn van een langere vervaltermijn. Je moet een medewerker erop wijzen als vakantiedagen bijna vervallen. Tijdens ziekte geldt de normale vervaltermijn, tenzij de medewerker om medische redenen geen vakantie kon opnemen. Dan geldt een langere vervaltermijn.
Vakantiedagen die het eerst vervallen dan wel verjaren, worden als eerste opgenomen. Wettelijke vakantiedagen vervallen eerder dan dat bovenwettelijke vakantiedagen verjaren. Daarom worden de wettelijke vakantiedagen vaak eerder afgeschreven dan de bovenwettelijke. Je moet dus goed vastleggen welke dagen precies worden opgenomen. Daarnaast kan je medewerkers stimuleren om vakantiedagen op te nemen, zodat ze niet teveel dagen oppotten.
